Détermination des coûts/ Indicateurs de performances

Quels sont les coûts et/indicateurs de performances qu’une entreprise dans le commerce/e-commerce peut avoir besoin ?

Coûts et performances

Typologie : les coûts fonctionnels

Coûts d’acquisition

Ils sont constitués par les montants hors taxes récupérables figurant sur les factures d’achat de marchandises et produits à vendre, accompagnés des autres approvisionnements éventuellement rattachés, majorés des frais accessoires d’achats.

Coûts de production

Ces charges comprennent :

  • Les coûts d’acquisition consommés qui ont servi à la production si l’entreprise du commerce a prévu de concevoir/fabriquer ses propres produits.
  • Les autres charges de production qui sont ajoutées, directement.
Les coûts de distribution

Ils sont consitués par l’ensemble des charges de la fonction de distribution (emballages, frais de mise en ventes, etc.) afférentes aux ventes à effectuer ou effectuées au cours de la période de référence servant d’études de calcul des coûts. On calcule un coût de distribution pour chaque catégorie de produits répondant aux mêmes natures, conditions de mises en ventes, etc.

Coûts de revient

Les coûts de revient sont constitués par la totalité des charges supportées en raison de l’achat, de la production le cas échéant, et de la distribution d’un produit ou de plusieurs produits.

Dans les entreprises de négociation, tel le commerce et l’e-commerce, les coûts de revient sont plus simples que dans l’industrie, si elles ne font que revendre les produits à commercialiser :

  • Les coûts d’acquisition qui sont les achats des produits à vendre, frais accessoires inclus
  • Les coûts de distribution des produits à mettre en rayon ou en vente sur le site web/plateforme d’achats : palettes, frais de ventes à charge du vendeur, photos, marketing, etc.
  • Les charges communes que l’entreprise ne pourrait affecter à une catégorie/produits

On calcule un coût de revient pour chaque sorte de produits vendus ou à vendre, ou par rayon.

Le total de tous les coûts de revient pour toutes les catégories de produit d’une période de référence, est en principe égal au total des charges dites « Incorporées » aux coûts au cours de cette même période ; ce dernier total étant celui annoncé par la comptabilité générale, sinon un écart existant acceptable, non liée à une erreur, doit pouvoir être expliqué auprès de sa direction financière.

Le coût de revient est un coût complet s »il comprend toutes les charges incorporables et se basent sur les chiffres produits par la comptabilité générale. A contrario du coût partiel qui part du postulat que le contrôleur de gestion, s’il choisit cette dernière méthode, ne recense que les charges directement affectables aux côuts de l’activité de l’entreprise commerciale. Différentes donc de celles fournies par la comptabilité générale ; en effet, le comptable se réfère à la réglementation officielle du PCG, des administrations fiscales, et des normes tels que mentionnées dans les revues fiduciaires.

Coûts constatés et coûts prévisionnels
Coûts constatés -ou réels

Un coût réel regroupe un ensemble de flux facturés et comptabilisés au cours de la période écoulée, généralement mensuelle du fait que les entreprises de commerce n’attendent pas le bilan et le compte de résultat de fin d’année/d’exercice pour avoir enfin accès à ces coûts.

Et de fait, la comptabilité de gestion, science apportée par le contrôleur de gestion, ne fait que des calculs qui se basent exclusivement sur des coûts constatés bien réels, même s’il y a des retraitements selon les méthodes choisies et les besoins de gestion interne de l’entreprise.

Coûts prévisionnels

Un/plusieurs coût(s) prévisionnel(s) regroupe(nt) un/des coûts d’acquisition futurs, soit des achats de produits destinés à être vendus. Les coûts prévisionnels sont des coûts préétabli, donc certains même si leur survenance n’a pas encore lieu ; en effet, par un suivi rigoureux des stocks ou des produits demandés par les clients, une entreprise de commerce peut établir à l’avance ses commandes, avec leur tarifs, montant total H.t par catégorie de produits. Les prévisions sont généralement présentés sous forme de budgets, établis par le contrôleur de gestion, avec l’appui de la direction financière.

Coûts et comptabilité financière -ou comptabilité générale

Le comptable ou chef comptable ayant pour finalité la production de bilan annuel, du compte de résultat annuel, ainsi que les situations intermédiaires -mensuelles et trimestrielles- il repose son travail sur les documents légaux tels que facturation clients, factures fournisseurs, contrat de société en cas de nouveaux apports en capital, suivi des charges bancaires, des salaires et charges patronales et fiscales ; il va jusqu’à la limite de ce qui incombe à ses fonctions : les provisions (Factures fournisseurs non parvenues basées sur les bons de livraisons valorisés -total H.t au minimum est une mention devant apparaître dans ce cas- factures à établir auprès des clients -bons de livraisons établis en amont en double exemplaire valorisés aussi- intérêts courus non encore débités sur relevés de banques, charges sociales et fiscales à payer en prévision, etc).

Le contrôleur de gestion reprend en partie -coûts partiels- ou en totalité -coûts complets- les éléments produits par la comptabilité pour les retraiter, en comptabilité de gestion, notamment avec la mise en place d’une comptabilité analytique : indispensable mais bien souvent insuffisante.

Processus de calcul des coûts
Méthodes d’évaluation

La saisie des données de flux reposent sur les documents comptables, documents légaux comme indiqué dans la section précédente ; ces flux permettent l’élaboration de différents états tels que le compte de résultat entre-autres, celui-ci étant souvent insuffisamment détaillé. La mise en place d’une comptabilité analytique a donc tout son intérêt à ce niveau en aval : en effet, les méthodes d’imputations, la nomenclature utilisée, et l’utilisation de comptes analytiques -différents du PCG- sont fixés par le contrôleur de gestion principale de l’entreprise, et ainsi, le comptable applique les consignes transmises par le contrôleur de gestion à propos de la saisie des documents.

J’aurai à l’occasion de vous fournir, cher client, un tableau de correspondance normalisé entre les comptes de gestion du PCG et une proposition -officielle- de comptabilité analytique, que vous aurez à loisir de vouloir peut-être personnaliser en fonction de vos besoins propres.

Seules les comptes de gestion et les comptes d’immobilisations -facultativement pour ces derniers- sont à faire correspondre avec les comptes analytiques. Plus clairement les classes 2, 6 et 7.

Mais comme mentionné précédemment, bien qu’une comptabilité rigoureusement suivie soit efficace pour produire des états de situations plus détaillés en gestion, c’est insuffisant…

En effet, la comptabilité générale ne suit pas les flux internes de l’entreprise, ce que fait en revanche le contrôle de gestion : celui-ci retraite les informations de la comptabilité analytique alimentés par la comptabilité générale, pour ajouter, incorporer, réaffecter, les flux présents vers d’autres centres, d’autres comptes analytiques. Et ce sont les résultats de calculs, d’informations internes, non visibles sur une facture… Sinon par la mise en place de bons valorisés internes comme le font certaines entreprises de négoce, dans le commerce : je pense à la grande distribution en particulier.

Ecarts spécifiques

En première approche, la valeur des achats incorporés dans les coûts est identifiée aux charges de la comptabilité financière, voire même en comparant le contenu de/des factures.

Des différences peuvent être relevés du fait de deux raisonnements différents : le comptable vs le contrôleur de gestion : des charges non incorporables sont exclus des achats et réaffectés ailleurs alors que le comptable les considèrent comme frais accessoires d’achats rattachés avec les achats ; des charges calculés sont souvent incorporés aux coûts pour des montants différents de ceux saisis en comptabilité financière, et même pour ce dernier point, isolées dans un compte de dotation, alors que le contrôle de gestion considère que telle dotation est à rattacher aux charges d’achats ; des éléments supplétifs incorporés aux coûts d’achats quand bien même le comptable ne les voient pas, ou encore ne les a pas considéré comme des charges d’achats. Les erreurs dans les stocks, etc.

Forme des documents

Pour tout ce qui concerne les factures et bons de livraisons/commandes valorisées provenant ou auprès des tiers (clients et fournisseurs), il n’en demeure pas moins qu’elles sont aussi importantes pour le contrôleur de gestion que le comptable. En revanche, pour le suivi des flux internes spécifique aux fonctions du contrôleur de gestion, ce sont des documents internes, tels que bons de réception entre entrepôts de site à site/ou autres emplacements, bons de sortie de stocks site à site, fiches de suivi des produits invendus, en rebut ; mais encore bons de mouvement entre une centrale d’achats lointaine et l’enseigne de l’entreprise, vers un site, puis un autre site. etc.

Indicateurs de performances

Indicateurs de performances liés au résultat attendu

On évalue le résutat d’exploitation par rapport au chiffre d’affaires -éléments globales et analytiques

Indicateurs de performances liés aux actions réalisées
  • Sur le développement de la clientèle : Chiffre d’affaires (ca) de l’entreprise par rapport à celui de la branche d’activité diffusée officiellement sur l’INSEE, nouveaux clients et nombre d’enquêtes satisfaisantes traitéés par les clients ayant accepté de répondre.
  • Vers une recherche de l’amélioration des processus internes de l’entreprise : taux de rotation de la mise en rayon/de la disponibilité des produits par rapport au nombre de livraisons attendus
  • Vers une recherche de l’amélioration des compétences du personnel : Nombre de salariés en formation par rapport aux effectifs non cadres ne remplissant pas toutes les conditions du poste de travail qui leur est confié en matière de diplômes, qualité, expériences…
Indicateurs financiers et quantifiés

Les indicateurs doivent reposer sur des agrégats valorisés en monnaie réel tel l’€uro : Total des investissements réalisés (immobilisations) comparé au résultat d’exploitation

Les indicateurs non valorisés en €uro mais en nombre précis : Nombre de jours entre la commande et la livraison reçu par rapport au nombre de jours prévu et annoncé par le fournisseur ; ou encore nombre de produits mis au rebut pour invendus, détruits, abîmés, date de péremption dépassée, etc par rapport au nombre de ces mêmes produits classés par catégorie mises en ventes

Déterminer les coûts fonctionnels, et les indicateurs de performances

Le calcul des coûts

Données monétaires

La plupart des données monétaires utilisée par la comptabilité sont en même temps des données pour le contrôle de gestion, bien que ce dernier ne se cantonne pas à la limite de la législation.

L’un comptabilise dans les comptes appropriés tels la classe 6 puis une imputation ventilé à plusieurs niveau en analytique selon la taille de l’entreprise vient clôturer l’opération ; l’autre reprend les éléments saisi, les complètes par d’autres charges ou les diminuent, selon le cas par un retraitement d’incorporation ou de retrait en vue de calculer des coûts.

Il en va de même pour la vente au comptant, une comptabilité des produits tenus par l’entreprise commerciale : la classe 7 est utilisé et la méthode en comptabilité analytique est appliqué comme précédemment ; le contrôleur de gestion reprend les éléments saisi dans les mêmes conditions, ce qui lui permettra d’obtenir des résultats plus précises par catégories, produits, etc.

Les calculs sont arbitraires et relèvent du choix de la direction financière, des besoins de gestion de l’entreprise ; ainsi, le contrôleur de gestion n’est pas contraint par la législation offficielle.

Quelques modèles vous seront fournis par la suite. Standardisés et adaptables selon les besoins.

Données physiques

Contrairement à la comptabilité qui se cantonne uniquement sur des valeurs monétaires, le contrôle de gestion tient compte des données physiques utiles pour déterminer des agrégats quantifiables et manipulables à souhait notamment pour déterminer des indicateurs de performances : on les appelle les <unités d’oeuvres>. Et même l’affectation de ressources -produits- aux composants d’un coût se fait proportionnellement à des quantités physiques, ce sont ces unités, les UO en abbréviation.

Les indicateurs de performances

Ainsi, au delà de la comptabilité générale nous avons les UO, que l’on peut trouver ou déterminer selon les différents départements, à partir de données tangibles quantifiés : les heures de main d’oeuvres et les effectifs pour les ressources humaines, le nombre de produits vendus, à vendre, mis en rebus que l’on peut trouver au département logistique d’un grand magasin, les flux quantifiés tels les stocks et transferts internes au département achats, mais aussi les données comptables.

On prend les données concernés au numérateur et on le compare (rapport /) aux mêmes données plus élargies mais homogènes pour rendre les indicateurs plus concrets et crédibles.

Conclusion

Le contrôleur de gestion adapte ses compétences en fonction des besoins de gestion de l’entreprise : un modèle de conception devant répondre aux plus proches aspirations de la direction financière-

  • Coûts complets (on reprend l’intégralité des charges de la comptabilité générale)
  • Coûts partiels (les charges de la comptabilité sont retraités après saisies)
  • Imputation par centre ou fonction : achats, production, distribution= revient

Les coûts réels (différents des coûts prévisionnels) étant calculés à l’aide de flux figurant sur des documents commerciaux et financiers tant internes qu’externes, et dont l’évènement est déjà survenue, ces documents circulent dans l’entreprise après y être entré/ avant d’y être sortie.

Publié par jeremie92

Je suis un professionnel disponible, autodidacte et motivé : je mets à disposition mes compétences en freelance, soit en portage salarial à distance en télétravail ou sur place au choix de l’entreprise : Rédacteur web sinon blogueur professionnel pour les entreprises. Je peux aussi me rendre disponible pour des tâches en fonction support tels que la gestion administrative commerciale, l’achat, les moyens généraux, les ressources humaines et même la comptabilité. Mon taux journalier s’élève à 50€. Il est demandé un acompte de 50% pour couvrir les frais. Je n’ai pas de préférence sur les conditions et l’aménagement du temps de travail, mais j’ai une petite préférence pour les branches d’activités : sociologie, médias, radios et audiovisuel. Ce qui ne veut pas dire que je me ferme à d’autres opportunités ; je suis plutôt flexible, ce que je demande en tout bonne foi c’est de la sincérité et de l’authenticité

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